Офис-менеджер

Обязанности: 

Взаимодействие с контрагентами — получение и отправка документов,

взаимодействие с представителями других компаний.

Ведение баз данных контрагентов, сырья, готовой продукции.

Инвентаризация сырья и готовой продукции.

Ввод первичных документов контрагентов в 1С.

Документооборот — регистрация входящей и исходящей корреспонденции,

систематизация и архивирование документов, контроль их движения внутри компании,

контроль работы курьерской службы,

формирование и организация почтовых отправлений.

Делопроизводство — подготовка и оформление

внутренних нормативных документов (приказов, распоряжений, протоколов)Контроль

исполнения поручений — отслеживание сроков выполнения заданий руководства,

напоминание ответственным лицам. Подготовка совещаний —

материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте

проведения, повестке дня

Контроль за состоянием офисного оборудования — при выявлении

неисправностей оргтехники вызывает специалистов для ремонтных работ

Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами — организация

их приёмки, учёта, хранения и выдачи

Контроль за уборкой помещений Управление сервисными контрактами —

взаимодействие с клининговыми службами, ИТ-поддержкой, службой безопасности

Организация питания сотрудников — заказ ланч-боксов или готовых

обедов, подбор компаний по доставке еды.

Контроль за соблюдением трудовой дисциплины — ведение табеля учёта

рабочего времени подчинённых.

Помощь в управлении кадрами — например, фильтрация заявлений о приёме

на работу перед передачей руководителю, организация найма и адаптации

персонала.

Своевременное информирование сотрудников о важных событиях, изменениях

в регламентах, предстоящих мероприятиях

Требования: 

Среднее профессиональное образование или высшее образование.

Опыт работы: опыт в административной или управленческой сфере

Организационные навыки: умение расставлять приоритеты и управлять временем

Коммуникативные навыки: способность находить общий язык с коллегами и контрагентами

Знание документооборота и делопроизводства: разбираться в правилах оформления, хранения и систематизации документов

Владение офисной техникой и программами: уверенно работать с

компьютером, принтером, сканером, а также владеть офисными программами,

например Microsoft Office, 1С, электронным документооборотом и корпоративными

мессенджерами

Многозадачность и тайм-менеджмент: умение работать в условиях

высокой нагрузки и правильно распределять время

Ответственность: внимательность к деталям, соблюдение сроков, своевременное

выполнение поручений и контроль выполнения задач другими сотрудниками

Стрессоустойчивость: спокойствие, гибкость мышления и способность быстро находить

решения

Доброжелательность и коммуникабельность: умение находить общий

язык с разными людьми и позитивный настрой создают комфортную атмосферу в

коллективе

Дисциплинированность и пунктуальность: чёткое соблюдение графика,

своевременное выполнение задач и аккуратность в работе.

Инициативность: решения, оптимизация процессов и готовность

взять на себя дополнительную ответственность.

Условия: 

Испытательный срок: 3 месяца

Режим работы: Понедельник-Пятница 9.00-17.00

Соц. пакет: питание в рабочее время, оформление ДМС, оплата больничных и отпусков.