Администратор / Офис-менеджер

Мы находимся в поисках ключевого специалиста по административной поддержке. Вы станете "правой рукой" руководителя проекта и связующим звеном между руководством, подрядчиками и внутренними службами, обеспечивая бесперебойность документооборота и коммуникаций.

Обязанности

• Полная организация совещаний для руководства проекта (внутренних и с заказчиками/подрядчиками): подготовка повестки, рассылка приглашений, бронирование переговорных, обеспечение техники;


• Ведение и оформление протоколов совещаний (Meeting Minutes), чёткая фиксация решений, ответственных лиц и сроков, а также своевременное доведение протоколов и поручений до всех участников;


• Системное напоминание руководителям и ответственным исполнителям о ключевых событиях, дедлайнах и предстоящих встречах.


• Ведение реестра поручений и контроль их исполнения в установленные сроки;


• Мониторинг и визуализация ключевых сроков проекта (этапов, согласований, поставок) под руководством менеджера проекта;


• Поддержание в актуальном состоянии графиков встреч, отпусков, командировок руководства;


• Административная помощь в подготовке регулярных отчётов по проекту.


• Обработка входящей/исходящей корреспонденции, первичное распределение документов;


• Организация рабочего пространства руководителя проекта и команды;


• Взаимодействие с офис-менеджерами и другими службами компании по хозяйственным вопросам.

Требования

• Опыт работы администратором, офис- или проект-менеджером от 1 года, желательно в строительной, девелоперской, инжиниринговой компании или смежных отраслях (производство, IT-проекты);


• Грамотность, навык делового письма и умение составлять структурированные протоколы;


• Высокий уровень самоорганизации, многозадачности и внимания к деталям;


• Навык работы с большим объёмом информации и умение расставлять приоритеты;


• Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);


• Умение работать в режиме высокой ответственности и сжатых сроков;


• Сильные коммуникативные навыки, тактичность и стрессоустойчивость;


• Инструментальное владение AI для анализа, генерации и автоматизации.

Условия

• Работа в современном офисе в г. Владивосток;


• Расширенный ДМС с первого дня и льготное страхование для близких;


• Регулярное корпоративное и внешнее обучение;


• Бесплатная подписка СберПрайм+ и скидки на продукты компаний-партнеров;


• Фитнес;


• Корпоративная пенсионная программа.