Начальник отдела делопроизводства и контроля поручений

Ищем сотрудника в АНО "МосгазСтройТрест" (дочернее предприятие АО "Мосгаз"), которое занимается капитальным ремонтом муниципальных объектов г. Москвы.

Обязанности:

• Обеспечивает функционирование и контролирует корпоративный документооборот:
• ∙ формирует и передает на подписание ГД документы, согласованные в системе 1С Документооборот;
• ∙ организует прием и направляет входящие письма в профильные подразделения.
• Организует и контролирует процесс делопроизводства, включая оформление, регистрацию, учет входящей и исходящей корреспонденции:
• ∙ осуществляет анализ и выявляет недостатки существующей системы делопроизводства;
• ∙ оптимизирует бизнес-процессы делопроизводства;
• ∙ тестирует изменения, прорабатывает ошибки;
• ∙ консультирует пользователей в 1С Документоборот;
• ∙ проводит обучения сотрудников по изменениям работы в 1С в части документооборота.
• Организует работу электронного архива:
• ∙ ведёт архив документов;
• ∙ обеспечивает актуальность данных о документах в корпоративных системах;
• ∙ контролирует ведение электронного архива документов другими подразделениями.
• Обеспечивает работу системы электронного документооборота:
• ∙ организует процесс работы в Диадок;
• ∙ контролирует использование Диадока вместо бумажного документооборота.
• Разрабатывает регламенты, инструкции, шаблоны по ведению делопроизводства для соблюдения единого порядка работы с документами.
• Взаимодействует со всеми ГД группы компаний:
• ∙ организовывает выезды ГД на сделки, сопутствующие мероприятия и вызовы в исполнительные органы.
• Обязательное знание ЭДО;
• Контролирует сроки исполнения поручений и задач, связанных с документооборотом. Взаимодействует с бухгалтерией для проверки документов по взаиморасчетам с контрагентом в части выгрузки документов из Диадок.
• Собирает и обрабатывает информацию для подготовки отчетов и справок по поручению руководства.

Требования:

• Высшее профессиональное образование (желательно экономическое, юридическое или управленческое);

• Опыт работы на аналогичной должности не менее 5-ти лет, предпочтительно на руководящих должностях.;

• ОБЯЗАТЕЛЬНО Работа с порталом "Наш город";

• Практический опыт организации работы с документацией в крупной строительной компании;

• Отличное знание нормативных документов, регулирующих ведение делопроизводства и архивирования документации;

• Знание законодательных норм, касающихся охраны труда, техники безопасности и экологии применительно к строительному производству;

• Способность эффективно взаимодействовать с руководством компании и смежными подразделениями;

• Умение организовать работу коллектива сотрудников, ставить цели и контролировать выполнение задач;

• Высокий уровень коммуникативных способностей, умение вести переговоры, разрешать конфликтные ситуации;

• Грамотная устная и письменная речь, способность ясно выражать мысли и идеи;

• Стрессоустойчивость, высокая работоспособность, ответственность и исполнительность.

Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ с 1 рабочего дня;
• График работы 5/2 с 8:00 до 17:00;
• Работа в дружном коллективе;
• Стабильная заработная плата 2 раза в месяц;
• Оплачиваемые переработки.