Специалист по документообороту и проектной документации

О проекте и позиции:

На данный момент мы находимся в поиске Специалиста по документообороту и проектной документации для работы на условиях проектной занятости (1-2 года) в рамках международного проекта, связанного с закупкой, поставкой и монтажом оборудования.

Ключевая цель:

Обеспечение корректного, своевременного и прозрачного информационного обмена между Заказчиком и Поставщиком, управление всей проектной документацией и документооборотом.

Основные обязанности и функционал:

Управление перепиской и коммуникацией:

• Ведение полного реестра входящей и исходящей корреспонденции.
• Формирование и подготовка новых писем для отправки (не просто пересылка).
• Обеспечение своевременной обработки всей переписки.
• Коммуникация с участниками проекта для обеспечения бесперебойного информационного потока.

Управление файлами и документацией:

• Работа с файлообменниками (Google Drive, Яндекс.Диск и т.д.): загрузка, выгрузка, систематизация и учет файлов, особенно крупных (более 15 МБ).
• Архивирование и поддержание в порядке всей проектной переписки, файлов и документов.
• Обеспечение отсутствия потерь данных и их корректного размещения.

Подготовка проектных и коммерческих документов:

• Подготовка регулярной отчетности по статусу переписки и документооборота.
• Подготовка и оформление инвойсов (счетов) для Заказчика.
• Составление упаковочных листов (Packing Lists) для отгрузок оборудования и материалов по проекту.

Контроль и отчетность:

• Поддержание актуальности и точности всех реестров и систем учета.
• Обеспечение прозрачности и отслеживаемости всего документооборота проекта.

Требования к кандидату:

Опыт работы с электронной почтой и большими объемами структурированных данных (техническая документация, спецификации, чертежи).

Уверенное владение Excel и Google Sheets.

Опыт работы с файлообменниками и системами управления документами (Google Drive, Яндекс.Диск и аналоги).

Грамотная письменная речь, внимательность к деталям, аккуратность и дисциплина.

Знание английского языка на уровне, достаточном для чтения и составления корреспонденции и документов.

Желателен опыт подготовки коммерческих документов (инвойсы, упаковочные листы) или быстрая обучаемость.

Условия работы:

Удаленная работа, полный рабочий день (возможно рассмотрение вариантов совмещения для подходящего кандидата).

Оформление по договору оказания услуг (ГПХ).

Вознаграждение обсуждается индивидуально по результатам собеседования. Включает фиксированную часть и возможные бонусы по результатам работы.