Помощник руководителя (секретарь)

Профессиональные навыки и умения:

- Организация делопроизводства.
- Методы оформления и обработки документов.
- Архивное дело.
- Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
- Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
- Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
- Основы этики и эстетики.
- Правила делового общения.

Обязанности:

1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.

2. Принимать поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимать документы и личные заявления на подпись директора.

5. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы директора.

6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

7. Организовывать проведение телефонных переговоров директора, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание. Своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению директора составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществлять контроль за исполнением работниками Общества изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директором, взятых на контроль.

11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивать рабочие места директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.

13. Организовывать прием посетителей.

14. Ведение архива с исполнительно-разрешительной документацией.

15.Выполнять отдельные служебные поручения директора.