Административный ассистент удаленного офиса

Суть вашей роли:

Вы станете «диджитал-хребтом» нашей полностью распределенной компании. Ваша задача — обеспечить бесперебойность всех внутренних процессов, создать комфортную digital-среду для работы команды и стать главным помощником для сотрудников в решении организационных вопросов. Вы — тот человек, который наводит порядок в цифровом хаосе и делает удаленную работу слаженной и эффективной.

Обязанности и задачи:

1. Организация цифрового рабочего пространства:

• Администрирование корпоративных календарей в Google Workspace / Microsoft 365, планирование командных и клиентских онлайн-встреч (Zoom, Google Meet).

• Подготовка и оформление презентаций, отчетов и инфографики для внутреннего использования в Canva, Google Slides, PowerPoint.

• Поддержание порядка в корпоративных облачных хранилищах (Google Drive, Yandex Disk) – структурирование папок, настройка прав доступа.

2. Операционная и логистическая поддержка:

• Организация закупки и доставки оборудования для удаленных сотрудников (ноутбуки, мониторы, роутеры, корпоративные сим-карты).

• Работа с поставщиками digital-сервисов: оформление и продление корпоративных подписок (облачные сервисы, графические редакторы, Trello, Notion и т.д.).

• Помощь в организации цифрового документооборота: контроль сроков подписания договоров, напоминания сотрудникам.

3. Поддержка корпоративной культуры и коммуникаций:

• Модерация общих рабочих чатов (Telegram, Slack): размещение важных объявлений, welcome-сообщений для новичков, поддержание позитивной и деловой атмосферы.

• Планирование и организация онлайн-корпоративных мероприятий (квизы, летучки с кофе, дни рождения).

• Сбор обратной связи от команды по организационным вопросам и инициация улучшений.

4. Административно-хозяйственные задачи:

• Ведение реестров и баз данных (контакты поставщиков, данные сотрудников).

• Выполнение персональных поручений руководителя (бронирование билетов, отелей для редких очных встреч, подбор подарков).

Мы ждем от вас:

Профессиональные навыки (Hard Skills – базу дадим):

• Продвинутый пользователь ПК и цифровых сервисов: Уверенное владение Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar, Drive) или аналогами от Microsoft. Умение быстро осваивать новые SaaS-продукты.

• Навыки визуальной коммуникации: Базовое владение Canva или PowerPoint для создания понятных и эстетичных материалов.

• Грамотность: Безупречная устная и письменная речь. Умение составлять четкие и вежливые сообщения.

• Основы организации процессов: Понимание, как устроены простые бизнес-процессы (заявка → исполнение → отчет).

Ключевые личные качества (Soft Skills – решающие):

• Проактивность и инициативность: Умение видеть проблему или возможность для улучшения процессов и предлагать решения. Не ждать указаний, а действовать.

• Высший уровень самоорганизации и мультизадачности: Способность вести десяток параллельных процессов, не упуская детали и соблюдая дедлайны в условиях удаленной работы.

• Коммуникабельность и эмоциональный интеллект: Умение находить подход к разным людям, гасить возможные конфликты в чатах, быть дипломатичным помощником для всей команды.

• Внимательность к деталям и аккуратность: Точность в работе с данными, реквизитами, датами и договоренностями.

• Клиентоориентированность (внутренний клиент — ваши коллеги): Желание помогать и создавать комфортную среду для работы других.

Обязательные условия для работы:

• Стабильный высокоскоростной интернет, веб-камера, микрофон.

• Организованное и тихое рабочее место дома.

• Готовность быть на связи в рабочее время через основные каналы коммуникации.

Мы предлагаем:

• Стартовая зарплата: от 45 000 до 60 000 рублей на руки. Пересмотр через 6 месяцев при успешном выполнении задач.

• Официальный статус: Трудоустройство по ТК РФ (удаленно) с первого дня.

• Обучение за счет компании: Курсы по управлению проектами (Trello, Notion, Asana), тайм-менеджменту, корпоративной культуре в digital-среде.

• Ключевая роль: Вы не «на побегушках», а полноценный создатель и хранитель рабочей атмосферы. От вас напрямую зависит эффективность и настроение всей команды.

• Гибкость и доверие: Четкие задачи при свободе в методах их выполнения.