Офис менеджер, ассистент руководителя

Я руководитель юридического агентства, и мне нужна правая рука — не юрист, а организатор.

Ваша главная задача: взять на себя операционное и административное управление процессами агентства, сделав их отлаженными.

Чем вы будете заниматься:

· Управление временем и графиком: полный контроль календаря (встречи, звонки), напоминания.
· Коммуникации с клиентами: фильтрация входящих звонков, писем и сообщений, приветствие клиентов в офисе.
· Документооборот и порядок: организация системы хранения документов (договоры, акты, архивы), подготовка простых документов по шаблону (счета, письма, коммерческие предложения), отправка и получение корреспонденции и курьерских отправлений.
· Административная поддержка процессов: отслеживание дедлайнов по судебным делам (не для работы с исками, а для напоминания юристам и мне), организация чая и кофе для клиентов.
· Помощь в подготовке отчетов и презентаций: сбор данных от юристов, форматирование.

Что нам важно в вас (ключевые компетенции):

· Безупречная самоорганизация и умение организовывать других. Вы — проактивный драйвер процессов.
· Системное мышление. Вы видите, где хаос, и вам хочется навести в нем порядок.
· Высокий уровень ответственности и дисциплины. Вы — человек, на которого можно положиться и забыть о задаче, зная, что она будет выполнена.
· Отличные коммуникативные навыки и грамотная речь.
· Внимание к деталям и педантичность. Опечатка в дате судебного заседания в календаре или ошибка в реквизитах счета для нас критична.
· Уверенный пользователь ПК.