Помощник/ассистент руководителя

О нас:
«ОТ медиа» — федеральный портал об охране труда. Мы работаем с экспертами, компаниями и профессиональным сообществом, реализуем медиа- и образовательные проекты, участвуем в отраслевых мероприятиях. В команду требуется ассистент шеф-редактора, который поможет выстроить порядок в задачах, документах и коммуникациях.

Что предстоит делать:

1. Документооборот и административная поддержка

• Подготовка, оформление и контроль договоров, счетов, актов

• Ведение реестров документов и архива

• Контроль сроков подписания и оплат

• Взаимодействие с бухгалтерией и подрядчиками по документам

2. Управление задачами и процессами

• Таск-менеджмент: ведение протоколов встреч, постановка, контроль и напоминания по задачам

• Ведение задач и сделок в Битрикс 24

• Контроль дедлайнов по проектам

• Систематизация рабочих процессов и информации

3. Календарь, встречи и коммуникации

• Ведение и оптимизация календаря шеф-редактора

• Организация онлайн и офлайн-встреч

• Подготовка повестки и материалов

• Ведение протоколов и фиксация договорённостей

• Контроль выполнения решений по итогам встреч

4. Мероприятия и проекты

• Организационная поддержка мероприятий (онлайн и офлайн)

• Коммуникация с подрядчиками

• Контроль документов

5. Работа с подрядчиками и внешними исполнителями

• Поиск подрядчиков под различные задачи

• Сбор и анализ коммерческих предложений

• Коммуникация и координация

6. Trevel-поддержка команды

7. Выполнение иных поручений руководителя

Мы ждем, что Вы:

• продвинутый пользователь ПК (Google, MS Office, другие офисные программы);

• коммуникабельны, для вас не проблема 100 раз позвонить и напомнить о себе, но добиться решения проблемы;

• знаете документооборот;

• умеете работать в режиме многозадачности;

• обладаете хорошей памятью и внимательны к деталям;

• умеете соблюдать конфиденциальность в рабочих вопросах;

• умеете организовать и себя, и процессы вокруг.

Мы предлагаем:

• оформление трудовых отношений в соответствии с законодательством РФ;

• стабильная заработная плата (2 раза в месяц);

• пятидневная рабочая неделя (8-ми часовой рабочий день), удаленный формат работы.

• открытость руководства идеям сотрудников, что дает возможность реализовать свой проект, улучшить бизнес-процесс и двигаться по карьерному пути, опирающемуся на ваши сильные стороны;

• энергичный и отзывчивый коллектив.