Операционный менеджер в VK

Функциональные обязанности

• Заказ корпоративного такси и отчёты по поездкам
• Содействие сотрудникам и помощь в решении любых возникающих организационных вопросов (техподдержка, АХО, праздники, календарь, оформление и продление пропусков)
• Связь с подрядчиками/контрагентами/внешними партнёрами по любым вопросам (доставка, заказ и изготовление товаров и услуг, например мерча); коммуникация с победителями конкурсов и построение плана действий при записи и выпуске треков, отслеживание выполнения условий
• Сбор данных для других департаментов по запросу (презентации, рекламные ролики, таблицы)
• Ведение календаря переговорной комнаты, помощь коллегам в бронировании
• Организация событий в офисе (дни рождения и прочее)
• Оформление доставок документов и других отправлений
• Ежеквартальная подготовка отчётной презентации по работе лейбла в связке с дизайнером — поиск и аналитика данных

Операционные задачи

• Полное ведение сотрудников на ГПХ — согласования, оплаты, заключения и расторжения
• Ведение внешних контрагентов — составление договоров, ДС, приложений, счетов и так далее и их ежемесячное согласование и оплата, оформление отчётов, отслеживание оплат
• Ведение сотрудников, которые производят РИД, и оформление их отчуждения
• Проведение тендеров и закупок
• Помощь в заполнении базы 1С
• Ведение документации и отчётов по роялти для артистов на продюсировании (в том числе отписанных, но имеющих задолженность) — составление ежемесячных и ежеквартальных отчётов, проведение их в оплату, работа в связке с бухгалтерией. Создание и ведение таблицы, структуризация всей информации и статусов. Коммуникация с артистами для подписания документов, помощь артистам по всем возникающим вопросам относительно роялти
• Полное ведение документации по артистам — все договоры (покупка треков, съёмки видеоклипов и прочее), ежемесячный запрос авансирования, отчуждения треков и так далее
• Ведение всех доходов лейбла, их фиксация и ежемесячная отчётность
• Ежемесячный сбор данных по всем отделам лейбла, их фиксация и дальнейшая передача коллегам из команд стратегии и аналитики в виде отчётных презентаций
• Составление, заведение документов и их контроль (чаще — концертная деятельность)
• Работа в связке с бухгалтерией и юридическим отделом относительно составления нестандартных договоров и допсоглашений
• Работа в связке с отделом специальных проектов, помощь в документации, а также в ведении проектов (общение с к/а, расчёт сметы и так далее)
• Заведение и согласование контрагентов в систему для дальнейшей работы
• Создание внутреннего реестра договоров и их статусов — структурирование всех действующих и завершённых договоров лейбла
• Контроль соблюдения сроков сдачи отчётности по всем юнитам — напоминания, дедлайны, сбор и компоновка информации