Офис-менеджер

• Административно-организационные обязанности
  
  · Прием и распределение звонков: Первичный контакт с клиентами, подрядчиками, поставщиками, представителями контролирующих органов.
  · Прием и регистрация входящей/исходящей корреспонденции (электронной и бумажной), включая проектно-сметную документацию.
  · Организация документооборота: Регистрация, учет, хранение и архивирование документов, распределение документов по отделам.
  · Ведение календаря и планирование: Координация встреч, совещаний, переговоров для руководителей и архитекторов. Бронирование переговорных комнат.
  · Подготовка организационных документов: Приказы, письма, протоколы совещаний, служебные записки.
  · Обеспечение офиса канцелярией, хозяйственными товарами, питьевой водой, контроль за состоянием оргтехники и заказ расходных материалов.
  
  2. Документационное сопровождение проектной деятельности
  
  · Работа с проектной документацией: Помощь в подготовке комплектов документов для презентаций, подачи на согласование или конкурсы. Это не разработка, а именно подготовка.
  · Поддержание библиотеки образцов: Каталогизации и хранение образцов материалов (керамогранит, напольные покрытия, краски и т.д.), журналов по архитектуре и дизайну.
  · Организация отправки и получения крупноформатных чертежей (А2, А1, А0) курьерскими службами или через специализированные компании.
  · Оформление и отправка коммерческих предложений, счетов и договоров по указанию руководителей.
  
  3. Работа с клиентами и партнерами
  
  · Первичное консультирование клиентов по общим вопросам (часы работы, контакты, порядок обращения).
  · Запись клиентов на встречи
  · Подготовка приема гостей и клиентов: встреча, размещение, создание welcoming-атмосферы.
  · Поддержание контактов с проверяющими и разрешительными органами (например, для получения выписок, отправки писем).
  
  4. Техническая и хозяйственная поддержка офиса
  
  · Организация работы оргтехники: Управление принтером, сканером— его настройка, заправка, контроль за бумагой и материалами для печати. Это одна из самых важных технических задач.
  · Взаимодействие со службами эксплуатации здания (электрики, сантехники, уборщики).
  · Бронирование билетов и гостиниц для командировок сотрудников.
  
  5. Финансово-учетные обязанности (часто упрощенные)
  
  · Подготовка первичных документов для бухгалтерии (счета, акты, накладные).
  · Контроль за расходами по мелким хозяйственным нуждам

Требования:

· Высокая организованность и внимательность к деталям.
· Грамотная устная и письменная речь.
· Владение ПК на продвинутом уровне: уверенное знание MS Office (Word, Excel, PowerPoint — для создания презентаций), опыт работы с офисной АТС.
· Базовое понимание архитектурной терминологии и процессов (стадии проектирования, названия документов, форматы чертежей) — этому учатся на месте, но интерес к теме критически важен.
· Эстетический вкус и чувство стиля, так как секретарь часто формирует первое впечатление о бюро.
· Стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности, так как в бюро часто бывают «авральные» периоды

• Официальное трудоустройство