Офис-менеджер

Прием и распределение входящих звонков, консультация сотрудников и иных лиц по цели обращения и распределение звонков на сотрудников.

Оформление пропусков (в т.ч. на автомобили).

Встреча и прием посетителей.

Утренний контроль порядка на рабочих местах руководителей и в офисе.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

Формирование реестра документов для передачи в другие офисы компании, а также контрагентам компании.

Сканирование документов и распределение их дальнейшего местонахождения, архивирование.

Оформление заявок на курьерскую доставку и отслеживание их своевременного выполнения.

Работа со счетами на оплату, а также заказ канцтоваров, воды и других товаров для офиса, выдача их сотрудникам.

Работа с документами: подготовка и оформление документов, копирование, создание документов по поручению руководства; первичная проверка правильности оформления документов, передача на подпись.

Актуализация телефонного справочника и списка дней рождений.

Контроль расходования подотчетных средств.

Отправка документов и получение почтовой корреспонденции.

Получение счетов, актов, счетов-фактур.

Составление отчетов о проделанной работе.

Замещение личного помощника руководителя в его отсутствие.

Участие в организации корпоративных мероприятий и праздников.

Приготовление чая/кофе для посетителей офиса.