Ответственный секретарь редакции

Имеете опыт работы на должности секретаря/офис-менеджера от 3 лет?

Являетесь уверенным пользователем офисных программ, хорошо знаете Excel, умеете пользоваться гугл-таблицами и можете продемонстрировать это в режиме онлайн?

Готовы предоставить контакты руководителей для получения рекомендаций с последних мест работы?

Если на эти вопросы Вы ответили "да", мы приглашаем Вас ознакомиться с вакансией и пройти конкурсный отбор в нашу команду!

Кто мы?

Филипок и К – издательский дом, который создает качественные и увлекательные книги для детей и их родителей. Наша миссия — развивать ребенка так, чтобы он был успешен в XXI веке. Мы работаем с одним из самых продаваемых авторов детской развивающей литературы Шамилем Ахмадуллиным, по авторским методикам которого уже более 200 000 родителей и детей избавились от проблем с учебой и улучшили успеваемость. Также мы выпускаем книги такого известного автора, как Андрей Курпатов.

В нашу команду требуется проактивный и ответственный ответственный секретарь редакции, который координирует весь производственный процесс выпуска изданий: от планирования и сбора материалов до сдачи готовых макетов в типографию. Отвечает за соблюдение сроков, контроль качества и техническую подготовку материалов, координирует работу и обеспечивает связь между всеми участниками процесса, совмещая административные и организационные функции.

В отличие от классического функционала секретаря, который занимается документооборотом и административной поддержкой, ответственный секретарь редакции — это позиция, которая в том числе отвечает за контроль производственного цикла и своевременную сдачу тиража.

Мы предлагаем:

• Работа на месте работодателя: современный офис в 5 минутах от м. Тушинская по адресу: ш. Волоколамское, д. 73;
• Полная занятость, график работы – 5/2 с 9 до 18 МСК;
• Испытательный срок – 2 месяца;
• Уровень оплаты на период испытательного срока – 120 000 руб., после успешного прохождения – 150 000 руб.

Ваш функционал в команде (мы уверены, что все нижеперечисленное уже есть в Вашем опыте):

Организационная работа и документооборот:

• Регистрация, распределение и хранение входящей/исходящей корреспонденции, ведение деловой переписки с контрагентами, лицензионерами, помощниками авторов и пр.;
• Ведение редакционного и производственного плана (по шаблону), внесение корректировок, контроль сроков выполнения;
• Проверка и согласование спецификаций, ведение реестра, архивирование;
• Ведение реестра ISBN и реестра договоров с авторами;
• Составление деклараций, контроль за своевременной сертификацией книг;
• Заключение договоров с подрядчиками, внештатными исполнителями, отслеживание документооборота и оплат;
• Своевременная организация пересылки документов на подпись руководителю;

• Поиск необходимой информации по запросу и выполнение других поручений руководства, относящихся к деятельности редакции.

Коммуникация и координация:

• Проведение переговоров по условиям сотрудничества с типографиями;
• Участие во внутренней коммуникации редакции (редакторы, корректоры, дизайнеры, верстальщики), протоколирование совещаний, постановка и контроль выполнения задач сотрудниками редакции в Bitrix24, корректировка сроков;
• Обеспечение эффективного взаимодействия между редакцией, складом, типографией (актуализация складских остатков, просчет тиражей, отправка технических заданий в типографию, отслеживание печати, отгрузок, ценовой политики и пр.).

Административно-хозяйственная деятельность:

• Администрирование офиса, участие в выставочной деятельности, контроль за состоянием помещений, закупка и обслуживание оргтехники, мебели, канцтоваров, заказ расходных материалов, взаимодействие с поставщиками услуг;
• Организация курьерской доставки через сервисы (СДЭК, Достависта, Экспресс-Л, Почта России);
• Самостоятельная отправка/получение документов Почтой России;
• Еженедельный анализ и пополнение баланса корпоративных счетов в сервисах доставки.

Мы ждем, что Вы:

• Имеете высшее образование;
• Имеете опыт работы на позиции офис-менеджера/секретаря от 3 лет;
• Имеете опыт в проведении переговоров с поставщиками услуг;
• Четко соблюдаете дедлайны;
• Умеете работать в команде и эффективно выстраивать коммуникацию с коллегами;
• Обладаете грамотной устной и письменной речью, навыками деловой коммуникации;
• Имеете высокий уровень самоорганизации, внимательность к деталям и исполнительность.

У Вас есть дополнительные преимущества, если Вы:

• Имеете опыт работы в издательстве, в т.ч. опыт взаимодействия с типографиями;
• Имеете опыт работы с нейросетями;
• Опыт работы в Bitrix24.

Если Вас привлекает работа с высоким уровнем ответственности, Вам нравится влиять на результат, а не просто быть исполнителем, жмите “Откликнуться” и принимайте участие в конкурсном отборе!

После рассмотрения отклика мы отправим Вам ссылку на Google-форму, на заполнение которой Вам понадобится около 20-30 минут. Это поможет нам предварительно оценить Ваш опыт и заинтересованность в данной позиции на фоне большого количества входящих откликов.