Бизнес-ассистент

Бюро 13 — архитектурно-строительное бюро полного цикла

Мы создаём премиальные, индивидуальные интерьеры, где важна каждая деталь. Чтобы поддерживать уровень качества, нам нужен сильный бизнес-ассистент, который возьмёт на себя реальную операционную нагрузку.

Это не вакансия «админ-менеджера», сидящего за столом и распределяющего задачи. Это рабочая роль, где надо ежедневно закрывать вопросы, оперативно решать поручения и держать процессы под контролем.

Если вам важно «руководить людьми» — это НЕ та позиция. Если вам нравится работать в динамике и быть «рабочей правой рукой» — тогда да.

Обязанности

Операционная поддержка COO (основное)

• Исполнение оперативных поручений — от поиска подрядчиков, материалов и экспертов до организации замены техники, оборудования и решения бытовых задач офиса.
• Быстрый поиск информации, анализ, подготовка предложений и вариантов решения.
• Полное сопровождение задач COO: фиксация, напоминания, контроль исполнения.

Проектная координация

• Контроль сроков и этапов проектов — без раскачки и промедлений.
• Декомпозиция задач, контроль ежедневного статуса.
• Подготовка еженедельной сводки по загрузке и результатам.

Управление изменениями

• Фиксация изменений, оценка влияния на сроки и ресурсы.
• Чёткая коммуникация с командой и своевременная эскалация проблем.

Документооборот и финансы

• Контроль корректности внутренней документации.
• Контроль соблюдения сроков оплат и закрытия обязательств.

Отчётность и материалы

• Краткие, структурированные отчёты, презентации и справки по запросу.

Оптимизация процессов

• Создание шаблонов, чек-листов, регламентов.
• Наведение порядка во внутренних процессах.

Требования

Опыт

• 2–4 года в роли ассистента/координатора, где была реальная ответственность и высокая скорость.
• Опыт работы в интенсивной среде — приоритет.

Навыки

• Умение быстро переключаться между задачами и всегда доводить их до результата.
• Высокая скорость обработки информации.
• Структурность, внимательность к деталям.
• Уверенная работа с Google Workspace / MS Office.
• Понимание того, что ассистент — это опора, а не наблюдатель.

Личные качества

• Проактивность и самостоятельность — без необходимости постоянно напоминать, что делать.
• Готовность к большому количеству задач.
• Стрессоустойчивость, гибкость, дисциплина.
• Конфиденциальность в работе с информацией.
• Доброжелательная, собранная манера общения.

Условия

• График 5/2, офис в Москве.
• Интенсивная, динамичная работа рядом с COO.
• Погружение в реальные процессы компании — без «пустой» рутины.
• Участие в премиальных проектах архитектуры и дизайна.
• Современный офис, сильная команда, высокий стандарт качества.

Важно

• Мы ищем того, кто действительно хочет работать, решать задачи, двигать процессы и быть правой рукой руководителя.

• Если вам больше подходит наблюдать, ждать указаний или «передавать дальше» — выгорите за неделю.

• Если вам комфортно брать ответственность, работать в ритме и видеть результат — мы будем рады вашему отклику.