Начальник отдела организации и контроля исполнения (секретариат)

Обязанности:

1. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководства:

• Документальное оформление решений руководства.
• Доведение до сведения работников организации распоряжений руководства.
• Ведение срокового текущего и предупредительного контроля.
• Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок.
• Фиксация исполнения поручений.
• Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководства.

2. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу отдела организации и контроля исполнения.

3. Организация информационного взаимодействия руководства с подразделениями и должностными лицами Холдинга: информирование работников о решениях руководства.

4. В рамках трудовой функции составление и оформление управленческой документации: выполняет составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки).

5. Подготовка презентаций по указанию руководства.

6. Осуществлять контроль прохождения, выполнения и оформления документов в установленные сроки и в установленном порядке, правильности оформления документов, представляемых на подпись руководству.

7. Контролировать выполнение приказов, распоряжений и указаний руководства по вопросам, относящимся к компетенции Секретариата.

8. Сбор, обработка и передача руководству требуемой информации.

Требования:

1. Высшее образование: Обязательно высшее образование. Предпочтительные направления:

• Управление / Менеджмент.
• Экономика / Финансы.
• Агрономия / Агробизнес / Сельское хозяйство.
• Документоведение / Делопроизводство / Архивное дело.
• Юриспруденция (со знанием делопроизводства).

2. Дополнительное образование: Приветствуется:

• Курсы по делопроизводству, документообороту, корпоративным стандартам.

• Обучение работе с системами электронного документооборота (СЭД), CRM, ERP (особенно 1С, Directum и аналоги).

3. Обязательный опыт:

• Не менее 3-5 лет опыта работы в сфере делопроизводства, контроля исполнения поручений, административного управления или проектного офиса.
• Не менее 1-2 лет опыта работы на руководящей должности (начальник отдела, заместитель начальника, руководитель группы) с подчиненными.
• Опыт разработки и внедрения регламентов, инструкций, стандартов в области документооборота и контроля исполнения.
• Опыт работы с входящей/исходящей корреспонденцией, поручениями руководства, протоколами совещаний.

4. Желательный опыт:

• Опыт работы в крупных компаниях/холдингах со сложной структурой управления.
• Опыт работы в агропромышленном комплексе (АПК), агрохолдингах, сельскохозяйственных предприятиях. Крайне важно понимание отраслевой специфики и процессов.
• Опыт внедрения или администрирования систем электронного документооборота (СЭД), систем управления задачами (task trackers).

• Опыт взаимодействия с контролирующими органами (в части документооборота и отчетности).

5. Экспертные знания:

• Понимание полного цикла работы с поручениями: постановка, регистрация, распределение, контроль исполнения, анализ результатов, отчетность.
• Знание основ проектного управления (постановка целей, сроки, ресурсы, риски).
• Знание принципов организации контрольной деятельности в компании.

6. Технические навыки:

• Свободное владение системами электронного документооборота (СЭД), Диадок, Directum, ELMA, Тезис, 1С:Документооборот и т.п..
• Продвинутое владение MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio/аналоги). Умение создавать сложные отчеты, сводные таблицы, схемы процессов.
• Умение работать с корпоративными порталами и информационными системами (1С:ERP, SAP и т.п. – на уровне пользователя, необходимого для контроля исполнения).
• Навыки аналитической работы с данными (сбор, обработка, визуализация).

7. Отраслевые знания:

• Понимание специфики бизнес-процессов агрохолдинга (растениеводство, животноводство, логистика, переработка, продажи).
• Знание ключевых сезонных циклов и их влияния на документооборот и сроки исполнения поручений.
• Понимание структуры управления крупным агрохолдингом.

8. Личные характеристики:

• Организационные способности: высокий уровень самоорганизации и способность организовывать работу отдела. Умение эффективно планировать, расставлять приоритеты, управлять временем (своим и подчиненных).
• Ответственность и надежность: четкое понимание важности контроля исполнения. Высокая личная ответственность за результат и сроки.
• Системное мышление: умение видеть процессы целиком, выявлять узкие места, оптимизировать и формализовать процедуры.
• Внимание к деталям. Скрупулезность, аккуратность в работе с документами и сроками.
• Коммуникабельность и дипломатичность: умение четко, грамотно и тактично взаимодействовать с руководителями всех уровней (вплоть до ТОП-менеджмента), подразделениями и подчиненными. Умение аргументированно отстаивать позицию.
• Лидерство и управление командой: способность мотивировать, обучать, контролировать и развивать сотрудников отдела. Умение разрешать конфликты.
• Настойчивость и стрессоустойчивость: умение добиваться исполнения поручений в установленные сроки, работать в условиях сжатых сроков и многозадачности, сохраняя эффективность. Устойчивость к давлению.
• Аналитические способности: умение анализировать данные об исполнении поручений, выявлять тенденции, проблемы и готовить аналитические отчеты для руководства.
• Инициативность: готовность предлагать и внедрять улучшения в процессы контроля и документооборота.

Условия:

• Белая заработная плата.
• Оформление по ТК РФ.
• График работы 5/2.
• Офис рядом с метро Горки.
• Корпоративный ДМС.
• Комфортабельный и современный офис.
• Место работы: г. Казань, ул. Родина 24Е.
• Возможны служебные поездки, как в пределах города, так и в другие регионы.