Делопроизводитель (Москва-Сити)

Привет! На связи команда Бастиона :)

Мы помогаем организациям справляться с вызовами кибербезопасности. Мы входим в состав одного из крупнейших холдингов страны — ИКС Холдинг, имеем все необходимые лицензии ФСБ и ФСТЭК и являемся центром ГосСОПКА класса «А»

Сейчас мы в поиске внимательного и ответственного делопроизводителя

Если вам близок порядок в документах, а внимательность к деталям — ваша сильная сторона, будем рады видеть вас в нашей команде)

❗️ Нам важен офисный формат: сейчас офис расположен в Москва-Сити, но в течение этого года переедет ближе к метро «ЗИЛ»

В описании мы подробно указали точный круг задач, который отражает реальную работу делопроизводителя в нашей компании. Это не просто список задач, а продуманный и сбалансированный перечень важных дел, которые помогают поддерживать порядок и эффективность в документообороте.

Что предстоит делать:

• Документооборот

Учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации с ведением соответствующих реестров;
Проверка, редактирование и регистрация исходящих документов, распределение по подразделениям;
Определение контрольных сроков исполнения документов, маршрутизация и контроль получения копий;
Ведение электронной базы документов, отражение этапов работы в CRM;
Взаимодействие с курьерами по вопросам доставки и получения документации;
Получение документов в государственных органах и банках (ИФНС, банки и т.д.).

• Работа с договорами и документами

Составление и оформление договоров, спецификаций, заказов, актов, технических заданий на основании входящей документации, а также запрос и проверка первичных документов бухгалтерского учета;
Ведение карточек заказчиков, загрузка договорных и сопутствующих документов;
Внесение данных утвержденных договоров в информационную систему: сроки действия и оплаты на вкладке аналитики соответствующих договоров;
Ведение архива договоров, дополнительных соглашений и документов первичного учета.

• Работа с закрывающими документами

Взаимодействие с бухгалтерией и поставщиками, формирование реестров платежей, выгрузка закрывающих документов;
Выгрузка закрывающих документов из ЭДО (от поставщиков и заказчиков).

• Электронный документооборот

Работа с системами ЭДО (СБИС, Контур.Диадок): внесение данных УПД, счетов, счет-фактур;
Ведение документов в CRM и других электронных системах учета.

• Архивация и хранение документов

Подготовка к архивированию, прием, сортировка и организация хранения документов компании;
Ведение архива.

• Взаимодействие с подразделениями

Взаимодействие с кадровой службой по вопросам оформления, исполнения и хранения кадровых документов.

• Оформление командировок

Подготовка приказов, выгрузка документов из системы организации поездок;
Оформление в соответствии с ЛНА представительских расходов.

Мы будем рады, если вы имеете:

• Опыт работы в делопроизводстве от 6 месяцев;
• Практический опыт работы с первичной документацией;
• Опыт договорной работы (навыки подготовки договоров, актов, спецификаций, ТЗ);
• Опыт работы с электронным документооборотом (СБИС, Контур.Диадок);
• Опыт с 1С будет преимуществом.

Присылайте резюме — будем рады знакомству!