Офис-менеджер в отдел продаж

Мы ищем внимательного и системного Офис-менеджера, который станет ключевым звеном в отделе продаж, обеспечивая его бесперебойную работу и высокую эффективность! Если вы готовы к многозадачности, любите порядок и хотите влиять на результат, эта вакансия для вас.

Почему стоит работать с нами:
• Молодой, дружный и нацеленный на результат коллектив.
• Официальное оформление по ТК РФ с первого дня.
• Комфортный и современный офис.
• Возможности для профессионального обучения и развития за счет компании.

Ключевые задачи, которые предстоит решать:
• Координация доставок и коммуникация с клиентами:
• Ежедневное формирование заявок на доставку, основываясь на актуальных заказах.
• Предварительный обзвон клиентов для уточнения наличия, готовности принять груз, условий оплаты и доставки.
• Цель: минимизация срывов и ошибок по отгрузкам, создание максимально предсказуемого и управляемого графика доставок.
• Документооборот и учет:
• Оформление заказов, счетов и сопроводительных документов, а также ежедневный контроль их правильности.
• Цель: сокращение количества ошибок и задержек в оформлении.
• Контроль дебиторской задолженности:
• Ежедневный мониторинг дебиторской задолженности, своевременные звонки клиентам и сверки.
• Цель: снижение объема просроченной задолженности и финансовых разрывов.
• Работа с первичной документацией:
• Своевременный сбор, сортировка, архивирование и отправка первичной документации в головной офис и бухгалтерию.
• Цель: исключение потерь документов и отсутствие претензий от бухгалтерии и контрагентов.
• Внутренняя коммуникация:
• Упрощение и ускорение взаимодействия между менеджерами по продажам, складом/логистом и бухгалтерией.
• Цель: сокращение числа недопониманий по доставкам, оплатам и наличию товара.
• Информационная поддержка клиентов:
• Обеспечение стабильной рассылки акций, прайс-листов и другой важной информации для клиентов.
• Цель: повышение информированности и лояльности клиентов без отвлечения менеджеров по продажам от активных продаж.
• Обеспечение офиса:
• Системная организация обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами и всем необходимым для комфортной работы.
• Цель: сотрудники тратят время на работу, а не на бытовые вопросы.
• Обработка корреспонденции:
• Получение и отправка корреспонденции, ведение журналов и управление служебной информацией.
• Цель: минимизация риска потери писем, актов, накладных и важных сообщений.

Что нам важно в сотруднике:

• Опыт работы на аналогичной должности будет вашим преимуществом.
• Уверенное владение ПК (MS Office – Word, Excel), желательно знание 1С и CRM (Bitrix24), создание первичной документации, реестров.
• Высокие организаторские способности, внимательность к деталям и аккуратность.
• Ответственность, проактивность и умение работать в режиме многозадачности.
• Отличные коммуникативные навыки и способность выстраивать эффективное взаимодействие.
• Желание развиваться и оптимизировать рабочие процессы.

Условия и мотивация:
• График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00.
• Заработная плата: 70 000 руб. на руки оклад
• Испытательный срок: 1 месяц, с полной выплатой оклада.
• Официальное трудоустройство по ТК РФ.
• Возможности для обучения и повышения квалификации за счет работодателя.

Если вы готовы взять на себя эти важные задачи и стать незаменимым членом нашей команды, мы ждем ваше резюме!