Офис-менеджер

Краткое описание должности:

Офис-менеджер отвечает за бесперебойную работу офиса, включая административную поддержку, управление канцелярскими принадлежностями и координацию офисной деятельности. Идеальный кандидат должен обладать отличными организаторскими способностями и умением работать в режиме неопределенности для эффективного и результативного управления офисной средой.

Основные обязанности :

Административное управление офисом :

Осуществлять повседневное руководство офисной деятельностью и административными функциями. Управлять запасами офисных принадлежностей и размещайте заказы по мере необходимости. Обеспечьте чистоту, порядок и надлежащее состояние офисного помещения.

Обязанности на ресепшене :

• Приветствовать и помогать посетителям и клиентам профессионально и вежливо.
• Принимать и перенаправлять телефонные звонки, записывать сообщения и отвечать на запросы.

Планирование и координация :

• Координировать и планировать встречи, совещания и мероприятия руководителей
• Оказание помощи в планировании и организации корпоративных мероприятий и активностей.

Ведение учета и документации :

• Вести офисную документацию, файлы и базы данных точно и эффективно.
• Обращаться с конфиденциальной информацией осмотрительно и обеспечивать безопасность данных.

Поддержка руководства :

• Оказывать административную поддержку высшему руководству и другим отделам.
• Подготовка отчетов, презентаций и корреспонденции по мере необходимости

Управление поставщиками и объектами :

• Поддерживать связь с поставщиками и поставщиками услуг для обеспечения своевременной доставки офисных принадлежностей и услуг.
• Организация технического обслуживания и ремонта офисного оборудования и помещений.

Финансовые задачи :

• Работа с мелкими наличными средствами, ведение учета счетов и выставление счетов.

Квалификация :

• Образование : высшее
• Опыт работы : Минимум опыта работы в сфере управления офисом или на административных должностях.
• Навыки :
  • Отличные организаторские способности и навыки управления временем.
  • Отличные навыки устной и письменной коммуникации.
  • Уверенное владение пакетом программ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
  • Знание офисного оборудования и базовых навыков устранения неполадок в ИТ-системах.
  • Умение эффективно выполнять несколько задач одновременно и расставлять приоритеты.

Условия труда :

• Работа на полный рабочий день, с понедельника по пятницу.
• В отдельных случаях может потребоваться работа сверхурочно для соблюдения сроков.