Администратор офиса

Обязанности:

• организация приема посетителей и телефонных звонков, корреспонденция.
• ведение документооборота: регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
• Обеспечение за исправной работой техники в офисе (принтеры, компьютеры, телефоны, WIFI-роутер).
• Звонки входящие/исходящие: прием входящих звонков от клиентов/гос.органа/поставщиков, уточнение информации (выяснение потребности звонящего) и распределение задач соответствующим исполнителям.
• Исходящие звонки клиентам/гос.органам/контрагентам/партнёрам осуществляются по необходимости для получения необходимой информации для дальнейшей работы сотрудников.
• Мониторинг почты и вотсап: проверка почты/вотсап на поступление новых запросов от клиентов, гос.органов, поставщиков. Распределение задач исходя от запросов, которые поступают на почту/вотсап. Контроль исполнения.
• Подписание документов в ЭДО.
• Получение документов от клиентов (на приём сотрудников, договоры, первичка, документы для справок, в т.ч. приём ЭЦП. Распределение полученных документов по исполнителям).
• Проверка сроков ЭЦП/доверенности клиентов, инициирование продления.
• Ведение архива договоров с Клиентами электронного и на бумаге.
• Отправка корреспонденции через почтовое отделение.
• Заказ воды, закуп продуктов для кухонной зоны, канц. товары, бумага, расходники для орг техники.
• Копирование и печать документов.

Требования:

• системность в работе;
• уверенный пользователь ПК и офисных программ;
• ответственность;
• умение перераспределять входящий поток информации, контролировать обратную связь
• знание делового этикета;
• грамотная устная и письменная речь;
• умение работать в режиме многозадачности.
• прежде всего от вас требуется желание обучаться и развиваться, с хорошо развитыми навыками коммуникации. Мы обязательно обучаем сотрудника и помогаем войти в должность на первом этапе, а дальше, всё зависит от вас.
• Рассматриваем кандидатов без опыта при условии развитых коммуникаций и с хорошими навыками работы на ПК.

Условия:

• официальное трудоустройство;
• уютный офис в центре города;
• своевременная заработная плата;
• дружный коллектив;
• испытательный срок.