Офис-менеджер

AllyNav Technology — международная технологическая компания. В связи с открытием нового офиса в Москве мы ищем офис-менеджера, который(ая) возьмёт на себя административную и операционную поддержку российской дочерней компании и будет координировать взаимодействие с подрядчиками и головным офисом.

Роль сочетает классические задачи офис-менеджмента и регулярную операционную работу с заказами, отгрузками, документами, инвойсами, складским учётом и таможенным сопровождением.

Обязанности:

1) Операционная поддержка (заказы, отгрузки, оплаты)

• Ведение и контроль заказов и отгрузок российской дочерней компании (регулярная операционка).
• Контроль поступлений/оплат, взаимодействие по вопросам дебиторской задолженности.
• Подготовка статистики и отчётности по отгрузкам и оплатам (по запросу руководителя/головного офиса).
• Своевременное выставление/подготовка инвойсов и сопровождение документооборота по отгрузкам.

2) Таможенное оформление и складской учёт

• Координация таможенного оформления поставок между головным офисом и российским офисом.
• Организация и контроль постановки товаров на учёт, корректности складских остатков.
• Сверка остатков и участие в инвентаризациях, контроль точности данных.

3) Поддержка сотрудников и проектов

• Организация встреч и совещаний: планирование, согласование, подготовка материалов (при необходимости — протокол).
• Административная поддержка проектов и внутренних задач команды.
• Сбор и сопровождение заявок сотрудников на возмещение расходов: проверка документов, передача в бухгалтерию/подрядчикам, контроль статусов.

4) Офис-администрирование и базовые HR-процессы

• Ведение учёта и поддержание корпоративных активов (техника, оборудование, имущество).
• Закупка и управление офисными расходными материалами и услугами.
• Контроль оплаты регулярных счетов офиса (электричество, вода, интернет/связь и т.д.) совместно с бухгалтерией/подрядчиками.

Поддержка HR-администрирования:

• учёт посещаемости сотрудников,
• сопровождение выхода новых сотрудников (onboarding: инструкции, базовые процедуры),
• сопровождение процедур увольнения (exit procedures),
• доведение до сотрудников политик и регламентов,
• участие в оформлении процедур по социальным отчислениям/фондам (через бухгалтерию и провайдеров).

5) Финансовая и бухгалтерская координация

• Сбор и консолидация данных по финансовым потребностям/заявкам для головного офиса.
• Взаимодействие с бухгалтерскими агентствами/аутсорс-подрядчиками: запросы документов, уточнения, контроль сроков, обмен информацией.

Опыт работы 1–3 года в роли офис-менеджера/административного специалиста/операционного координатора/бэк-офиса (или смежной).

Высшее образование (бакалавриат) — будет плюсом профиль: международная торговля, бухгалтерский учёт/финансы, логистика.

Языки:

• русский — свободно,
• английский ОБЯЗАТЕЛЬНО — Intermediate и выше (переписка и рабочее взаимодействие),
• китайский — сильное преимущество.

4. Уверенное владение офисными программами (Excel/таблицы, документы), внимательность к цифрам и документам.

5. Организованность, аккуратность, умение работать с несколькими задачами параллельно, соблюдение сроков.

6. Готовность к регулярной операционной работе и взаимодействию с подрядчиками (логистика, бухгалтерия, поставщики услуг).

Будет преимуществом

• Опыт работы с импортными поставками, таможенными процедурами, инвойсами и товаросопроводительными документами.
• Опыт взаимодействия с аутсорс-бухгалтерией.
• Участие в запуске нового офиса или выстраивании административных процессов «с нуля».

• Работа в новом офисе компании в Москве (м. Калужская).
• Полная занятость, график 5/2, полный рабочий день.
• Официальное оформление по ТК РФ.
• Доход 90 000 – 120 000 руб. до вычета налогов (обсуждается по итогам собеседования).
• Возможность профессионального роста в направлении операционной координации и бэк-офис процессов.
• Редкие командировки.