Помощник руководителя

Вакансия открыта в АО "НИИАА" им. В.С. Семенихина

Обязанности:

- ведение документооборота;

- создание и поддержание структуры хранения документов (проекты, контракты, отчеты, техническая документация, протоколы);

- поиск и предоставление любого запрошенного документа или его истории;

- ведение архива, соответствующего корпоративным и отраслевым требованиям;

- обработка входящих/исходящих документов;

- предварительный анализ входящей корреспонденции (письма, отчеты, запросы): сортировка по степени важности;

- подготовка и оформление исходящих документов (приказы, письма, служебные записки) согласно стандартам компании;

- контроль за прохождением документов по согласующим инстанциям;

- подготовка материалов к встречам;

- подготовка еженедельной отчетности;

- сбор и консолидация данных;

- проверка данных на противоречия и очевидные ошибки;

- консолидация данных в единые предзаполненные формы/шаблоны;

- подготовка сравнительного анализа «план/факт» по ключевым показателям (выпуск продукции, производительность, освоение бюджета, сроки проекта);

- поддержка планово-отчетных мероприятий.

Требования:

Общие профессиональные и личностные качества:

1. проактивность и стратегическое мышление;

2. высокий уровень ответственности и надежности: способность работать с минимальным контролем, соблюдая абсолютную конфиденциальность;

3. аналитический склад ума и внимательность к деталям: умение работать с цифрами, таблицами, схемами;

4. стрессоустойчивость и гибкость: способность работать в условиях срочных задач, меняющихся приоритетов и высокой нагрузки;

5. отличные коммуникативные навыки: такт, дипломатичность и умение выстраивать эффективное взаимодействие как с топ-менеджментом, так и с руководителями цехов, инженерами.

Инструментальные компетенции (Базовые требования):

· владение ПО: свободное владение MS Office (Excel — на уровне продвинутой работы с таблицами, сводными таблицами; PowerPoint, Word), Outlook;

· знание специализированных систем: желателен опыт работы с системами класса ERP (например, SAP, 1С:УПП), MES, системами управления проектами (MS Project, Jira) и электронного документооборота (СЭД);

· техническая грамотность: понимание базовой производственной и технологической терминологии, основ бизнес-процессов в промышленности.

Условия:

- работа в крупной, стабильной компании ;

- оформление в соответствии с ТК РФ;

- своевременная выплата заработной платы (2 раза в месяц на банковскую карту);

- график работы: 5/2 (9.00-18.00, пт. до 16.45)