Executive Assistant / Бизнес-ассистент руководителя

О вакансии

Мы ищем бизнес-ассистента руководителя, который станет ключевым связующим звеном между задачами, проектами и коммуникациями компании.

Это не позиция «помощника по поручениям», а роль операционно-административного партнёра руководителя, отвечающего за системность, контроль исполнения и устойчивый рабочий ритм.

Работа предполагает высокий уровень самостоятельности, ответственности и взаимодействие с международными командами и партнёрами.

Обязанности:

Управление задачами и проектами

-Ведение и контроль задач руководителя в системах управления задачами (JIRA, ClickUp или другие)

-Фиксация договорённостей по итогам встреч и перевод их в конкретные задачи с дедлайнами и ответственными.

-Мониторинг сроков выполнения, контроль статусов, своевременная эскалация рисков.

-Административное сопровождение стратегических и операционных проектов.

-Ведение и обновление персонального дашборда задач и ключевых показателей руководителя.

Административная и коммуникационная поддержка

-Полный цикл организации встреч: планирование, подготовка повестки и материалов, напоминания.

-Ведение деловой переписки на английском языке с партнёрами и подрядчиками.

-Взаимодействие с внутренними подразделениями (продажи, поддержка) по организационным вопросам.

-Подготовка писем, презентаций, отчётов и документов на русском и английском языках.

Организация мероприятий и взаимодействие с подрядчиками

-Поиск и организация бизнес-мероприятий, конференций и профессиональных встреч.

-Взаимодействие с подрядчиками и фрилансерами: постановка задач, контроль сроков, согласование условий (в координации с операционным директором).

Управление информацией

-Ведение электронного архива документов.

-Формирование и поддержка базы контактов с историей взаимодействия.

-Контроль важных рабочих дат и событий, ведение календаря и напоминаний.

Отчётность

-Подготовка регулярных сводных отчётов по задачам, проектам и статусам для руководителя.

Требования:

-Опыт работы от 3 лет в роли бизнес-ассистента / executive assistant / персонального ассистента руководителя.

-Опыт работы с топ-менеджментом и сложными календарями.

-Опыт проектной координации и администрирования.

-Высшее образование (менеджмент, экономика, лингвистика, филология или смежные направления).

-Английский язык -уровень C1 и выше (деловая переписка и устная коммуникация).

-Уверенная работа с системами управления задачами и проектами (ClickUp, Notion, Jira).

-Отличное владение Google Workspace / MS Office (Excel, PowerPoint).

-Навыки подготовки отчётов, презентаций и протоколов встреч.

-Системное мышление, умение структурировать информацию.

-Грамотная устная и письменная речь.

-Проактивность и ориентация на результат.

-Высокая организованность и внимание к деталям.

-Стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности.

-Навык самостоятельного принятия решений в рамках зоны ответственности.

-Коммуникабельность и умение выстраивать деловое взаимодействие.

Условия

-Полностью удалённый формат работы.

-Прямое взаимодействие с собственником бизнеса.

-Участие в стратегических и операционных процессах компании.

-Высокий уровень доверия и автономности.

-Фиксированная заработная плата -180 000 ₽ в месяц.

-Долгосрочное сотрудничество и развитие роли внутри компании.

Роль для тех, кто хочет работать в международной компании, напрямую с собственником бизнеса и быть вовлечённым в ключевые операционные процессы. Минимум бюрократии, быстрые решения и возможность роста внутри компании!