Секретарь

Группа компаний «Умный сервис» специализируется на внедрении инновационных решений в области автоматизации и роботизации складской логистики.
«Умный сервис» входит в реестр аккредитованных IT-компаний Министерством Цифрового развития РФ.

В связи с ростом сотрудника внутри Компании у нас открывается позиция офис-менеджера.

Мы будем рады видеть в команде человека, который любит свою профессию)

Чем предстоит заниматься:

• Заказ бакалеи для офиса, а также контроль ее наличия на кухне
• Заказ продуктов для выставок
• Встреча курьеров, передающих документы или продукцию

• Подписание, сканирование и передача документов через Битрикс от/для отдела маркетинга

• Заказ визиток

• Поиск подрядных организаций для заключения договоров по необходимости

• Взаимодействие с офисом — обработка запросов от коллег (починка, поиск, замена) параллельно с координатором офиса

• Ведение документооборота: приём, регистрация и распределение документов из Outlook, Битрикс, Telegram, WhatsApp от бухгалтерии, арендаторов ЦСКА, Почты России, Интерьера на Магистральном проезде и Трансферной компании

• Подгрузка счетов в систему Битрикс через запрос на оплату

• Передача и забор документов у арендаторов лично или электронно

• Забор входящей и исходящей корреспонденции у бухгалтерии или сотрудников для отделения Почты России, распределение по сотрудникам или в бухгалтерию (один раз в неделю)

• Поездки в отделение Почты России (военкомат) и иных организаций для передачи документов

• Регистрация отправлений в приложении Почты России

• Регистрация доверенностей и служебных записок по необходимости

• Заказ пропусков для новых сотрудников, гостей, клиентов, подрядчиков и других посетителей

• Взаимодействие с трансферной компанией

• Взаимодействие с арендатором бизнес-центра на Магистральном проезде

• Рассылка писем на офис по необходимости, исходя из содержания

• Бронирование переговорных комнат, контроль порядка и наличия офисных принадлежностей

• Встреча гостей, обеспечение чаем, кофе и водой

• Контроль наличия бумаги для принтеров и канцелярии

• Координация работы уборщицы и кофе-леди в офисах на Магистральном и ЦСКА.

• Приём входящих звонков и перенаправление звонков в соответствующие отделы.

• Ведение календаря отсутствий директоров (отпуска, командировки)

• Организация встреч директоров (чай, кофе, бакалея и пр.)

• Взаимодействие с региональными офисами.
• Замещение менеджера по внутренним коммуникациям.
• Trevel-поддержка
• Ведение календаря руководителей (отпуска, командировки, выставки).
• Выполнение поручений руководства.

Для нас очень важны:

• Опыт работы в аналогичной административной или организационной должности

• Аккуратность, пунктуальность, отзывчивость, ответственность, доброжелательность самостоятельность в работе

• Грамотная устная и письменная речь

• Любовь к порядку, позитивное отношение к людям, опрятный внешний вид

• Уверенное владение компьютером и офисными программами
• Умение и готовность работать с большим объемом информации
• Готовность к поездкам по Москве для передачи документов (1-2 раза в неделю)

• Официальное оформление в аккредитованную ИТ-компанию по ТК РФ с первого дня
• Наставник с первого дня работы и период адаптации
• Реальные перспективы для карьерного и профессионального роста
• Корпоративные мероприятия (снегоходы, моторные лодки, квадроциклы и т.д.);
• Современный офис БЦ "ВЭБ - Арена" (от м. ЦСКА 15 мин пешком, от МЦК Зорге 10 мин пешком), рядом ТЦ Авиапарк

• Социальный пакет:

• Полностью белая заработная плата (оклад + ежеквартальная премия)
• Оплачиваемый отпуск и больничный лист
• ДМС со стоматологией в лучших клиниках Москвы после 6 месяцев работы в Компании
• Подарок в 4 часа по случаю личного Дня рождения,
• Материальная помощь при важных событиях в жизни (заключение брака, рождение детей и другое),
• Комфортный график работы 5/2 с возможностью выбрать оптимальное для себя начало рабочего дня с 8-10 утра. В предпраздничные дни сокращение рабочего времени на 1 час.

При отклике на вакансию, расскажите чем интересна профессия офис-менеджера.