Руководитель группы администраторов

О нашей клинике:
Мы не просто оказываем медицинские услуги. Мы создаем среду доверия, заботы и профессионализма, где пациент чувствует себя в надежных руках с первого телефонного звонка. Ваша роль — сделать так, чтобы это обещание выполнялось на каждом этапе взаимодействия.

Обязанности:

1. Управление:
· Оптимизация всех точек контакта: от онлайн-записи и телефонного общения до личной встречи, сопровождения и последующего взаимодействия.
· Внедрение и контроль стандартов сервиса, которые превращают пациента в лояльного advocate клиники.
· Анализ причин отмен и переносов, разработка мер по их минимизации.
2. Операционное превосходство и эффективность:
· Организация работы администраторов и кол-центра для максимальной заполненности расписания врачей без простоев и "нагрузочных пиков".
· Управление кассовыми операциями, контроль финансовой дисциплины на front-office.
· Ведение и оптимизация документооборота (договоры, информированные согласия, мед. документация в части front-office).
· Ответственность за материальные центы (канцелярия, расходники).
3. Развитие команды и качество сервиса:
· Подбор, обучение, адаптация и мотивация команды администраторов (5-10 человек).
· Внедрение системы тайного покупателя, регулярный аудит качества коммуникаций.
· Проведение планерок, разбор сложных случаев, формирование библиотеки скриптов для стандартных и нестандартных ситуаций (в т.ч. работа с претензиями).
4. Аналитика и развитие:
· Формирование ежедневных/еженедельных отчетов для руководства: заполненность, конверсия, удовлетворенность, финансовые показатели.
· Инициативное предложение идей по улучшению сервиса, оптимизации процессов и повышению NPS (индекса лояльности).

Ваше преимущество:

Клиентоцентричность как внутренняя философия. Вы видите в пациенте не "запись", а человека, нуждающегося в помощи и внимании.
· Системное мышление. Вы видите не просто "администраторов на ресепшене", а единый механизм, отлаживаете его и повышаете его КПД.
· Лидерство и наставничество. Вы умеете вдохновлять команду, а не только требовать. Готовы "быть в поле" и показывать пример.
· Эмоциональный интеллект и стрессоустойчивость. Вы умеете гасить конфликты, работать в условиях многозадачности и эмоционального напряжения (медицина — чувствительная сфера).
· Аналитический склад ума и ориентированность на данные. Вы принимаете решения не на основе "мне кажется", а на основе цифр и метрик.
· Проактивность. Вы не ждете указаний, а сами предлагаете решения.

· Опыт управления front-офисом/командой администраторов от 3-х лет, приоритет — в медицинской/фармацевтической/wellness-сфере.
· Понимание специфики медицинских услуг, основ номенклатуры и циклов лечения.
· Опыт работы с медицинским расписанием (желательно в специализированных CRM: amoCRM, МИС: медлок и аналоги).
· Уверенный пользователь Word, MS Office (Excel для отчетов — обязательно).
· Знание основ документооборота и нормативных требований (ОМС, ДМС, платные услуги — хотя бы на уровне front-office).​​​​​​​

Условия:

Что мы предлагаем (не просто условия, а наш вклад в ваш рост):

· Ключевую роль в успехе клиники, где ваш вклад будет напрямую влиять на бизнес-результаты и репутацию.
· Свободу действий и реальную ответственность в трансформации сервисного опыта.
· Работу в команде единомышленников-профессионалов, где ценят экспертизу и инициативу.
· Конкурентную "белую" заработную плату (обсуждается по результатам собеседования), систему KPI и бонусов, напрямую связанных с результатами вашей команды.
· Официальное трудоустройство и полный социальный пакет.
· Возможность профессионального развития вместе с растущей клиникой.

​​​​​​​​​​​​​​