Начальник отдела делопроизводства и контроля поручений

Обязанности:

Обеспечивает функционирование и контролирует корпоративный документооборот:
• формирует и передает на подписание ГД документы, согласованные в системе 1С Документооборот;
• организует прием и направляет входящие письма в профильные подразделения.
Организует и контролирует процесс делопроизводства, включая оформление, регистрацию, учет входящей и исходящей корреспонденции:
• осуществляет анализ и выявляет недостатки существующей системы делопроизводства;
• оптимизирует бизнес-процессы делопроизводства;
• тестирует изменения, прорабатывает ошибки;
• консультирует пользователей в 1С Документоборот;
• проводит обучения сотрудников по изменениям работы в 1С в части документооборота.
Организует работу электронного архива:
• ведёт архив документов;
• обеспечивает актуальность данных о документах в корпоративных системах;
• контролирует ведение электронного архива документов другими подразделениями.
Обеспечивает работу системы электронного документооборота:
• организует процесс работы в Диадок;
• контролирует использование Диадока вместо бумажного документооборота.
Разрабатывает регламенты, инструкции, шаблоны по ведению делопроизводства для соблюдения единого порядка работы с документами.
Взаимодействует со всеми ГД группы компаний:
• организовывает выезды ГД на сделки, сопутствующие мероприятия и вызовы в исполнительные органы.
Контролирует сроки исполнения поручений и задач, связанных с документооборотом. Взаимодействует с бухгалтерией для проверки документов по взаиморасчетам с контрагентом в части выгрузки документов из Диадок.
Собирает и обрабатывает информацию для подготовки отчетов и справок по поручению руководства.

Условия: