Обязанности

Обеспечивала бизнес- и личную поддержку собственника по нескольким проектам: календарь, встречи, международные поездки, перелёты, отели, визы, личные поручения.
Координировала финансовые и операционные процессы: реестр счетов и платежей, обработка счетов сотрудников и подрядчиков, подготовка выплат, контроль оплат.
Координировала работу с 4 иностранными инвесторами: ежемесячные выплаты процентов, сроки соглашений, продление и переподписание документов; деловая переписка на английском языке.
Ежемесячно готовила Group Management Financials по нескольким юрлицам: собирала данные из Xero, QuickBooks и внутренних таблиц, унифицировала, обновляла расчёты и проверяла корректность.
Готовила ежемесячные investor updates на Paperstreet: анализировала ключевые метрики и динамику, собирала комментарии руководителей Sales, Risk и Product и оформляла отчётность для инвесторов.
Координировала подрядчиков и поставщиков: проводила research, сравнивала коммерческие предложения, готовила сравнительные таблицы, проверяла документы и счета, контролировала оплату и доставку.
Организовывала международные поездки и визовую поддержку: подбор агентств, сбор документов, подача заявлений, решение нестандартных ситуаций.
Вела протоколы рабочих встреч: фиксировала договорённости, распределяла задачи и ответственных, контролировала сроки и follow-up по незакрытым вопросам.
Поддерживала второй бизнес-проект собственника: сверяла план-факт поступлений, фиксировала договорённости и контролировала статусы задач.
Самостоятельно решала нестандартные задачи: проводила research, находила контакты и варианты решения, координировала действия до результата.

Ключевые результаты

Переняла подготовку Group Management Financials у внешнего бухгалтера и разработала пошаговую инструкцию для передачи процесса.
Самостоятельно подготовила Group Management Financials за май–июнь примерно за 2 дня на основе исходных данных и банковских выписок при отсутствии готовой отчётности.
Обеспечивала своевременные ежемесячные выплаты 4 инвесторам; контролировала суммы и сроки платежей, инициировала продление соглашений примерно за 3 месяца до окончания.
Систематизировала выбор подрядчиков и поставщиков: сравнивала 4–5 коммерческих предложений по стоимости и условиям, контролировала оформление, оплату и доставку.
Самостоятельно нашла решение для записи на визу в США при отсутствии доступных слотов на официальном сайте.