Первый сотрудник в ИП или ООО: документы, трудовая книжка и воинский учёт

Первый сотрудник превращает бизнес из проекта собственника в работодателя. Вместе с человеком появляются трудовой договор, кадровые документы, зарплатные сроки, охрана труда, отчётность и — для организаций — воинский учёт.

Бояться этого не нужно. Большую часть операций можно передать бухгалтеру или кадровому специалисту. Но собственнику важно понимать логику оформления: кого именно он нанимает, на каких условиях, за что платит и кто отвечает за обязательные процедуры.

Ниже — базовый порядок для обычного трудового договора в России в 2026 году. Для иностранцев, несовершеннолетних, водителей, медработников, сотрудников с вредными условиями и других специальных категорий потребуется дополнительная проверка. Материал не заменяет консультацию кадрового или юридического специалиста по конкретной ситуации.

1. Сначала проверьте, действительно ли это первый сотрудник

У ИП ответ обычно очевиден: предприниматель работал один, а теперь принимает человека по трудовому договору. В ООО ситуация сложнее. У компании уже есть директор, и его отношения с обществом могли быть оформлены как трудовые. Тогда новый менеджер, продавец или оператор юридически окажется не первым работником.

До публикации вакансии проверьте:

• кто сейчас выполняет функции руководителя ООО;
• заключён ли с директором трудовой договор;
• сдавались ли сведения о его трудовой деятельности;
• начислялась ли зарплата и страховые взносы;
• есть ли у компании кадровые документы и личный кабинет страхователя;
• кто ведёт бухгалтерию и будет отвечать за кадровые сроки.

Если документы директора не оформлены или оформлены противоречиво, лучше сначала провести короткий аудит. Новый найм не исправит старые пробелы автоматически.

На этом же этапе определите формат отношений. Если человек лично и регулярно выполняет трудовую функцию, подчиняется графику и распоряжениям руководителя, работает в интересах бизнеса и получает зарплату, нужен трудовой договор. Называть такие отношения подрядом или работой с самозанятым рискованно.

2. Что подготовить до выхода человека

Не начинайте с заявления о приёме. Сначала создайте минимальную систему, в которую можно принять работника.

Условия должности

• название должности;
• трудовая функция и зона ответственности;
• место работы;
• дата начала;
• режим и продолжительность рабочего времени;
• размер оклада, доплат и премий;
• сроки выплаты зарплаты;
• наличие испытания;
• характер работы: офисный, разъездной, дистанционный или смешанный;
• необходимость медосмотра, обучения и специальных допусков.

Эти решения собственник не должен полностью перекладывать на бухгалтера. Бухгалтер может проверить формулировки и расчёты, но не знает, что человек обязан делать, кому подчиняется и какой результат от него требуется.

Локальные документы

Обычно работодателю нужны правила внутреннего трудового распорядка, документы об оплате труда и премировании, формы кадровых документов, документы по обработке персональных данных и охране труда. Конкретный комплект зависит от режима работы и категории сотрудника.

Микропредприятия вправе полностью или частично отказаться от некоторых локальных нормативных актов, если включат необходимые условия в трудовой договор по утверждённой типовой форме. Это не означает, что можно оставить отношения без письменных правил.

Составьте одностраничную карточку должности: задачи, график, зарплата, подчинённость, показатели результата и ограничения. По ней бухгалтер или кадровик сможет подготовить договор без догадок.

Совет Finder

3. Какие документы запросить у кандидата

Базовый перечень документов установлен статьёй 65 ТК РФ. Для обычной должности сотрудник предъявляет:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• сведения о трудовой деятельности, а при сохранении бумажной трудовой книжки — саму книжку;
• документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального учёта, то есть данные СНИЛС;
• документы воинского учёта — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву;
• документ об образовании или квалификации, если работа требует специальных знаний.

Для отдельных профессий понадобятся справка об отсутствии судимости, обязательный медосмотр, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы об аккредитации, допусках или разрешении на работу.

ИНН и банковские реквизиты удобно запросить для расчётов, но отсутствие ИНН среди предъявленных документов само по себе не должно превращаться в произвольный отказ в приёме. Полис ОМС также не входит в стандартный комплект документов для заключения трудового договора.

Не забирайте оригиналы паспорта, военного билета и диплома. Проверьте их, зафиксируйте необходимые сведения и верните владельцу. Копии храните только при наличии понятной цели и соблюдении правил обработки персональных данных.

4. Какие заявления нужны, а какие существуют по привычке

Для обычного коммерческого работодателя заявление «Прошу принять меня на работу» в общем случае не является обязательным основанием найма. Главное основание — подписанный трудовой договор. Заявление можно использовать в документообороте компании, но оно не заменяет договор и не исправляет его недостатки.

На практике сотруднику могут предложить:

• заявление о перечислении зарплаты на выбранный банковский счёт;
• заявление о предоставлении стандартных налоговых вычетов с подтверждающими документами;
• заявление о выдаче бумажных расчётных листков, если порядок зависит от выбранного работодателем формата;
• согласия на отдельные необязательные способы обработки или распространения персональных данных.

Не заставляйте человека получать зарплату только в банке зарплатного проекта. Работник вправе выбрать банк и сообщить реквизиты. Также не стоит брать одно «согласие на всё»: значительную часть кадровых данных работодатель обрабатывает для исполнения закона и договора, а для публикации фотографии или передачи необязательных сведений могут потребоваться отдельные основания.

5. Как оформить трудовой договор и приказ

Трудовой договор лучше подписать до первого рабочего дня. Если человека фактически допустили к работе с ведома работодателя, письменный договор необходимо оформить не позднее трёх рабочих дней — это требование статьи 67 ТК РФ. Но использовать этот срок как штатный сценарий не стоит: до подписания легко получить спор о зарплате, графике и обязанностях.

В договоре проверьте обязательные условия по статье 57 ТК РФ:

• место работы и трудовую функцию;
• дату начала работы;
• условия оплаты труда;
• режим, если он отличается от общих правил;
• условия труда на рабочем месте;
• обязательное социальное страхование;
• характер работы, если он разъездной, подвижной или иной специальный;
• гарантии и компенсации, когда они положены.

Испытательный срок действует только тогда, когда его условие включено в трудовой договор. Фраза в вакансии, оффере или устная договорённость его не устанавливает.

Работодатель вправе издать приказ о приёме на работу, но для большинства компаний он больше не является обязательным отдельным документом. Если приказ используется, его содержание должно соответствовать договору — это следует из статьи 68 ТК РФ.

До подписания договора ознакомьте сотрудника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами, непосредственно связанными с его работой. Для дистанционного кадрового документооборота заранее проверьте допустимый способ подписания и обмена документами.

6. Что делать с трудовой книжкой и ЕФС-1

Если это первое официальное трудоустройство человека после перехода на электронные сведения о трудовой деятельности, новую бумажную трудовую книжку заводить не нужно. Информация о приёме будет формироваться в электронном виде.

Если сотрудник ранее выбрал сохранение бумажной книжки, работодатель принимает её и продолжает вести. Получите документ по акту приёма или зафиксируйте передачу другим принятым в компании способом, храните в защищённом месте и внесите запись без расхождений с договором.

О приёме необходимо передать в Социальный фонд России подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Общий срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или подписания иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений. Если отдельного приказа нет, ориентиром становится трудовой договор.

Это задача, которую удобно передать бухгалтеру или кадровому аутсорсеру. Однако собственник должен получить подтверждение сдачи, а не ограничиваться сообщением «всё отправили». Проверьте дату, ФИО, СНИЛС, должность, кадровое мероприятие и успешный протокол приёма отчёта.

7. Что сделать в первый рабочий день

Подписание договора — не конец оформления. До самостоятельной работы сотрудника нужно провести предусмотренные для его должности мероприятия.

• Ознакомить с обязанностями, правилами и рабочими регламентами.
• Провести вводный инструктаж по охране труда и инструктаж на рабочем месте, если он требуется.
• Организовать обучение охране труда, первой помощи и применению средств защиты для соответствующих категорий.
• Проверить обязательный предварительный медосмотр, если он нужен для этой работы.
• Выдать оборудование, доступы, ключи и материальные ценности по акту.
• Завести табель учёта рабочего времени.
• Передать бухгалтеру сведения для начисления зарплаты и налоговых вычетов.
• Назначить руководителя или наставника и поставить задачи на испытательный период.

Для нового рабочего места также нужно оценить профессиональные риски и определить, требуется ли специальная оценка условий труда. Для вновь организованных рабочих мест СОУТ проводится в установленный законом период, а не обязательно в день приёма, но планировать её следует заранее.

Зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в даты, закреплённые у работодателя. Поэтому бухгалтеру до первой выплаты нужны табель, условия оплаты, банковские реквизиты и сведения о положенных удержаниях или вычетах.

8. Воинский учёт: главное различие между ИП и ООО

Обязанность организовать воинский учёт работников возложена на организации. Поэтому ООО должно заниматься им независимо от масштаба бизнеса. Индивидуальные предприниматели в общем случае не относятся к организациям и не ведут воинский учёт работников по тем же правилам. Однако ИП всё равно запрашивает документы воинского учёта при заключении трудового договора, когда они должны предъявляться по статье 65 ТК РФ.

ООО потребуется:

1. назначить приказом ответственного за воинский учёт;
2. определить, кто заменяет его во время отсутствия;
3. составить план работы по воинскому учёту;
4. завести карточки граждан, подлежащих воинскому учёту, по установленной форме;
5. проверять военные билеты, удостоверения призывников и отметки в паспортах;
6. передавать предусмотренные сведения в военкомат в установленные сроки;
7. сверять данные и сообщать об изменениях;
8. обеспечивать исполнение обязанностей, связанных с оповещением работников.

Сведения о приёме и увольнении граждан, подлежащих воинскому учёту, организации направляют в военкомат в короткий срок — как правило, в течение пяти дней. Формы, канал передачи и практические требования лучше заранее уточнить в военном комиссариате по месту нахождения ООО: организация взаимодействия на местах может различаться.

Если кандидат обязан иметь документ воинского учёта, но не предъявил его, не принимайте автоматическое решение об отказе по шаблону. Зафиксируйте запрос документов и передайте ситуацию специалисту: у организации могут возникнуть обязанности сообщить о выявленном нарушении или отсутствии постановки на учёт.

Воинский учёт нельзя считать частью бухгалтерского обслуживания по умолчанию. Прямо запишите в договоре с подрядчиком, кто ведёт карточки, общается с военкоматом, отслеживает сроки и хранит подтверждения отправки.

Совет Finder

9. Что отдать бухгалтеру, кадровику и специалисту по охране труда

Бухгалтеру

• начисление зарплаты, НДФЛ и страховых взносов;
• сроки выплат и платёжные документы;
• ЕФС-1 и другую обязательную отчётность;
• расчёт отпускных, больничных и командировочных;
• проверку реквизитов и налоговых вычетов.

Кадровику или кадровому аутсорсеру

• проект трудового договора и дополнительных соглашений;
• локальные акты и ознакомление с ними;
• ведение бумажной трудовой книжки, если она сохраняется;
• хранение кадровых документов;
• воинский учёт ООО, если это прямо включено в услугу.

Специалисту по охране труда

• оценку профессиональных рисков;
• инструктажи и программы обучения;
• определение необходимости медосмотров и средств защиты;
• организацию СОУТ;
• документы по расследованию несчастных случаев.

Даже при полном аутсорсе собственник утверждает реальные условия работы, выделяет бюджет, назначает ответственных и контролирует результат. Нельзя передать подрядчику решение о том, должен ли продавец работать по 12 часов без перерыва или можно ли заменить часть оклада неясной премией.

10. Чек-лист оформления первого сотрудника

1. Проверить кадровый статус директора и текущую отчётность ООО.
2. Выбрать трудовой формат и описать должность.
3. Утвердить зарплату, график, место работы и дату выхода.
4. Подготовить локальные документы и охрану труда.
5. Проверить документы кандидата и специальные допуски.
6. Ознакомить человека с применимыми локальными актами.
7. Подписать трудовой договор до начала работы.
8. При необходимости оформить приказ, акты выдачи и кадровые заявления.
9. Не позднее следующего рабочего дня передать сведения о приёме в составе ЕФС-1.
10. Провести инструктажи и допустить сотрудника к работе.
11. Для ООО оформить воинский учёт и направить необходимые сведения.
12. Проверить табель, начисление и первую выплату зарплаты.

Храните не только подписанные файлы, но и подтверждения: протокол приёма ЕФС-1, листы ознакомления, журналы или записи инструктажей, акты выдачи имущества, документы воинского учёта. Именно их обычно не хватает, когда нужно доказать, что процедура действительно выполнена.

11. Ошибки первого найма

• Человек начинает «пару дней попробовать» без договора. Фактический допуск уже может создать трудовые отношения.
• В договор копируют обязанности из чужой вакансии. В результате документ не совпадает с реальной работой.
• Всю зарплату называют премией. Сотрудник не понимает гарантированную сумму, а бизнес получает почву для спора.
• Испытание оставляют только в оффере. Без условия в трудовом договоре оно не действует.
• ЕФС-1 отправляют вместе с месячной отчётностью. Для приёма установлен отдельный короткий срок.
• ООО вспоминает о воинском учёте после запроса военкомата. Назначить ответственного и выстроить процесс нужно заранее.
• Собственник считает, что бухгалтер отвечает за всё. Кадровое оформление, охрана труда и воинский учёт могут не входить в бухгалтерский тариф.

Коротко

Для первого сотрудника нужны не десятки бессмысленных заявлений, а последовательный процесс: определить реальные условия работы, проверить документы, подписать трудовой договор, вовремя отправить ЕФС-1, провести обязательные инструктажи и настроить зарплату. ООО дополнительно организует воинский учёт; для ИП общий порядок воинского учёта организаций не применяется.

Бухгалтеру можно передать расчёты и отчётность, кадровику — договоры и документооборот, специалисту по охране труда — профильные процедуры. Собственнику остаётся понять должность, график, оплату, ответственность и проконтролировать подтверждения выполнения.

Когда условия определены и документы готовы, можно переходить к поиску. На Finder вакансия показывается на сайте и в тематических Telegram-каналах аудитории около 1,5 млн человек. Работодателю доступны 30 дней в топе поиска, автоподнятие и база резюме; если результат не устроит, деньги вернут. Разместить вакансию на Finder.